A Folha de Pagamento é uma relação de informações acerca da remuneração que o funcionário de uma empresa recebe. A Folha de Pagamento é um documento de obrigatoriedade da empresa, não possui um modelo oficial, por isso, permite que seja elaborada conforme a necessidade de cada empresa. Porém, deve conter todas as informações legais previstas, cumprindo uma função operacional, contábil e fiscal.
Para elaborar esse documento é importante saber a diferença entre remuneração e salário:
Remuneração: a soma do pagamento realizado pelo empregador direta ou indiretamente, isto é, horas extras, adicionais, insalubridades, comissões, gratificações, entre outros, fazem parte da remuneração ao trabalhador. Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber.
Salário: pagamento efetuado ao trabalhador pelos seus serviços e pelo tempo trabalhado à disposição do empregador. Integram o salário a importância fixa estipulada, as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador.
Tendo conhecimento disso, fica claro que o valor que deverá constar na Folha de Pagamento é o salário-base acrescido das variáveis de remuneração, incluindo os descontos previstos.
Segundo a lei, o pagamento pode ser feito até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido, se o pagamento for mensal, ou até o 5º dia útil quando o pagamento for semanal ou quinzenal. Porém, há empresas que optam por realizar os pagamentos no último dia do mês. Dessa forma, o fechamento da Folha ocorre alguns dias antes e ganha-se um tempo a mais para o cálculo devido dos proventos e descontos.
A legislação estabelece alguns requisitos que devem constar na folha de pagamento, sendo eles:
- Dados do empregador;
- Dados do empregado, cargo e função;
- Descontos realizados, como INSS, contribuição síndica, FGTS, Vales, etc;
- Número de dias trabalhados;
- Valores de horas extras, adiantamentos;
- Valor bruto e líquido do salário;
- Agrupar os seguidores por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratados por prazo determinado;
- Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
